Siete informati sulla attuale collocazione, sul numero e sul tipo delle periferiche di copia, stampa e scansione installate? Siete a conoscenza di quanto costa stampare o copiare una pagina in bianco e nero o a colori? Sapete da chi vengono usate e quali sono i volumi prodotti dalla vostra azienda per distinti reparti?

Il TCO è il costo totale di proprietà e di utilizzo o costo totale di possesso e tiene conto di tutti i costi del ciclo di vita di un’apparecchiatura informatica, per l’acquisto, l’installazione, la gestione, la manutenzione e il suo smaltimento. Scegliere di implementare un progetto di TCO sul proprio parco di stampanti, fotocopiatrici e scanner, significa dunque cercare di ottenere le migliori condizioni economiche per aggiornare il parco macchine installato, con la sostituzione delle più obsolete. L’azienda viene coinvolta in un progetto condiviso insieme al partner in un percorso sinergico di ottimizzazione dei costi di gestione.

Il processo di assessment è una metodologia che permetterà di costruire e di condividere con il partner una soluzione globale ed integrata per tutte le problematiche derivanti dalla gestione dei documenti cartacei nell’azienda, ed ha due obiettivi:

• Monitorare, controllare e ridurre i costi complessivi di stampa.
• Aumentare la produttività del personale attraverso l’analisi dei volumi prodotti, il corretto dimensionamento delle macchine e lo sfruttamento delle loro nuove funzionalità.

Questo “modus operandi” consentirà di avere un unico interlocutore con personale competente, che diventerà nel tempo consulente di fiducia e indirizzerà verso le più promettenti tecnologie ed i più innovativi modelli organizzativi, quali l’introduzione graduale di soluzioni di gestione documentale e di archiviazione digitale.

I principali passaggi che Poretti Atu compie, in collaborazione con l’azienda, per portare a compimento il progetto sono:

1. Workshop e incontro con i nostri esperti: lo scopo è illustrare le motivazioni e le finalità dell’assessment ed i vantaggi che ne derivano.
2. Raccolta informazioni sul campo: la finalità è informarvi sulla attuale collocazione; sul numero e sul tipo delle periferiche di copia, stampa e scansione installate; individuare da chi e come vengono utilizzate; i volumi prodotti da ciascun dispositivo. Per arrivare a calcolare l’attuale costo di ogni pagina in bianco/nero ed a colori prodotto.

3. Esame con il vostro ufficio acquisti del fatturato effettivo in materiale di consumo annuo, del vostro attuale parco macchine installato
4. Analisi economica per valorizzare il costo-pagine, il costo operativo medio per pagina e TCO.

5. Presentazione della nuova proposta integrata di razionalizzazione ed ottimizzazione del parco.

6. Affinamento della proposta e chiusura della trattativa.
7. Installazione, training e supporto.
8. Conclusione.

La decisione di seguire il percorso di assessment del proprio installato di fotocopiatrici, stampanti e fax è strategica ed indispensabile per incrementare la produttività e mantenere la competitività dell’azienda, ed è propedeutica all’introduzione dei nuovi processi di dematerializzazione dei documenti cartacei. In questa ottica sarete affiancati dai nostri Sales Consultants e tecnici non tanto nel tradizionale ruolo di fornitore di soluzioni professionali ma soprattutto in quello innovativo di consulente tecnologico ed organizzativo.

*il calcolo e i valori riportati nelle tabelle sono puramente a titolo esemplificativo e non sono in nessun modo rappresentativi degli effettivi importi reali.